Проблемы, возникающие при организации доставки сборных грузов.

Информация может быть не достоверна

В последнее время, судя по общению с руководителями нескольких транспортных компаний, проявилась такая проблема: при организации доставки сборных грузов часто (а для двух из компаний, с которыми общался, – очень часто) возникает пересортица, получателю доставляется отправка не в полном объеме либо доставляется товар, который предназначался другому грузополучателю.

Схожая проблема возникает и у оптовых компаний, которые пытаются заниматься консолидированными доставками для нескольких клиентов (когда, например, для нескольких клиентов, находящихся в одном городе, заказы грузятся в одну машину для снижения стоимости доставки).

Для транспортных компаний, занимающихся отправками сборных грузов большое количество (доля) заказов, выполненных с ошибками и вызывающих нарекания и рекламации клиентов, является катастрофичным: они начинают терять клиентов.

Руководители трёх транспортных компаний, с которыми общались наши специалисты, признали, что в их компаниях ситуация складывается просто угрожающая из-за ошибок.

При этом принятые в этих компаниях меры существенного результата, который помог бы выправить ситуацию, не дали.

Основное заблуждение, судя по высказываниям сотрудников этих компаний, состоит в том, что они считают, что «проблема где-то в доставке».

Главная конструктивная мысль из высказанных ими, заключается в том, что «проблема начинается в момент отгрузки со склада».

Опыт наших специалистов, которые занимались решением подобных проблем, будучи руководителями в торговых, торгово-производственных и транспортных компаниях, показывает, что в данном случае проблема начинается даже не при отгрузке со склада. Она начинается раньше: в момент принятия отправки у грузоотправителя.

Попробуем разложить по пунктам проблему:

·        Клиент получает не тот товар, который должен получить.

·        Клиент получает товар не в том количестве.

·        Документы, присланные клиенту, не соответствуют тому, что фактически было доставлено.

Клиент может получить не тот товар и не в том количестве только в одном случае: если для доставки ему заказ был укомплектован и погружен с ошибками.

С учетом того, что грузят зачастую то, что передано после комплектации, и, во многих компаниях этот процесс уже отлажен, значит, ошибка возникает при комплектации отправки (заказа) клиента.

Ошибка может возникнуть, особенно это актуально для транспортных компаний, по причинам и в моменты:

·        Приемки отправки от грузоотправителя.

·        Размещения отправки на хранение до погрузки.

·        Комплектации отправки по клиентам.

·        Погрузки «сборной» машины или вагона.

Необходимы отлаженные процессы и документооборот от приемки отправки до её передачи грузополучателю.

Особенно это касается внутреннего учета и внутреннего документооборота.

При размещении груза на хранение в ожидании погрузки, многие компании размещают клиентские отправки компактно, но в момент погрузки не вся отправка может попасть в транспортное средство, в которое грузится эта отправка. Причин тому может быть несколько:

·        «Забыли» погрузить несколько мест из-за проблем в учете: отправка размещена компактно, но если рядом стоит 300 похожих паллет с разными отправками и разным грузом в схожих упаковках, которые не явно помечены, либо не помечены вовсе. Особенно, если клиенты оправляют даже не паллеты, а по нескольку коробок – не пометишь же все коробки: и сложно и, при большом объеме, вызывает рост затрат.

Это – проблема в учете.

Как одно из возможных решений – использование адресного хранения по клиентам и без возможности комплектования ячейки хранения отправками нескольких клиентов.

После того, как процесс отлажен, возможен следующий этап: комплектование ячейки по адресу и дате отгрузки. Это снова потребует изменения организации учета и внутреннего документооборота.

·        При погрузке несколько мест клиента не поместились.

Понятно и очевидно, что везти неполную машину или вагон неэкономично. Поэтому стоит задача максимально использовать полезный объем и грузоподъемность транспортных средств.

Это приводит к тому, что в стремлении максимально использовать машину или вагон, при погрузке «добавляют» отправку еще одного клиента.

Отправка не помещается в машине или вагоне полностью: остается некоторое количество грузовых мест, которые планируется отправить следующим рейсом (если доставка идет на консолидационный склад транспортной компании). Их или забывают отправить ближайшим рейсом или при прибытии части отправки уведомляют клиента о прибытии отправки (даже не полной, а просто «отправка №№ доставлена…»). Клиент приезжает забрать груз, а он не полный. Для того, чтобы получить остаток клиенту необходимо опять нести затраты на доставку от консолидационного склада до своего.

Причина этого – проблемы в учете и организации.

Для выравнивания ситуации и отладки процессов рекомендуется на какое-то время отказаться от отгрузки «неполных» отправок, разработать и отладить процессы и организовать учет так, чтобы исключить эти ошибки. Это приведет к некоторому росту себестоимости, но позволит снизить потерю клиентов. А экономить на себестоимости перевозок Вы начнете, когда отладите учет и процессы.

Итак, как видно, большая часть проблем возникает именно из-за нарушения или недостаточной организации учета и процессов:

·        при получении отправки от клиента,

·        при размещении на хранение,

·        при комплектации загрузки транспортного средства,

·        при передаче отправки грузополучателю.

Решать эти проблемы рекомендуется не частями, а комплексно:

·        отработать весь процесс от начала до конца (вплоть до уровня операций: «делай раз, делай два, если…, то…, или….»; и до уровня исполнителей: конкретно или должность или функции или, в небольших компаниях - ФИО),

·        определить, какая информация необходима,

·        в каком виде и кем информация заносится,

·        в каком виде и кем эта информация будет использоваться,

·        для чего эта информация будет использоваться,

·        как информация будет двигаться, на каких носителях,

·        какими путями информация будет попадать к специалисту, использующему её в своей работе.

Также эффективно использование «пакинг-листов» при комплектовании транспортного средства (особенно при комплектации, например коробок в паллеты). Они как раз и позволяют часто определить кому данное место (паллет) необходимо передать, сколько там мест (коробок), принятых от клиента и т.п.

Комплекс подобных решений и именно системный, комплексный подход позволили снизить ошибки до уровня 2% (2 ошибки на 100 отправок) отправок в течение 2-х месяцев и до уровня примерно 0,4% (1 ошибка на 250 отправок в течение следующих 3-х месяцев.

Теперь у Вас есть возможность задать вопрос нашим специалистам или описать проблему и получить рекомендацию.

Сделать это можно отправив письмо с сайта ООО «Тримас Групп» расположенного по адресу www.logistware.com